Masalah utang piutang merupakan masalah umum yang sering terjadi di masyarakat, yang tak jarang berakhir buruk karena adanya kelalaian satu pihak dalam membayar utangnya. Persoalan akan semakin rumit apabila perbuatan utang piutang terjadi antara perorangan dengan perusahaan, karena hal demikian akan menyangkut keuangan dan profit perusahaan itu sendiri. Lalu bagaimanakah contoh surat penagihan utang yang tepat apabila terjadi hal demikian pada perusahaan Anda? Simak artikel berikut untuk tahu lebih lengkapnya.

Apa Itu Surat Penagihan Utang

Secara sederhana, surat penagihan utang dapat diartikan sebagai surat yang dibuat dan diberikan oleh pihak yang memberikan piutang kepada pihak yang menerima utang tersebut. Surat penagihan utang ini menjadi opsi yang dapat digunakan oleh pemberi piutang untuk mengingatkan pihak penerima utang agar dapat segera melaksanakan kewajibannya untuk membayar utangnya.

Fungsi dan Tujuan Surat Penagihan Utang

Berdasarkan pengertian surat penagihan utang di atas, secara implisit dapat terlihat fungsi dan tujuan dari surat penagihan utang itu sendiri. Surat penagihan utang bertujuan sebagai permintaan atau pengingat yang diberikan oleh pihak pemberi piutang kepada penerima utang untuk segera melunasi utangnya. Sementara itu surat penagihan utang memiliki beberapa fungsi, antara lain:

  1. Memberikan efek kepada peminjam

Saat pihak pemberi piutang telah mengirimkan surat secara tertulis kepada penerima utang, umumnya hal ini akan memberikan efek lebih cepat bagi penerima utang untuk merespon kewajiban pembayaran tersebut karena dipandang sebagai peringatan yang serius.

  1. Sebagai bukti bahwa pernah melakukan transaksi

Surat penagihan dapat menjadi bukti adanya suatu transaksi antara pemberi piutang dan penerima utang, sehingga apabila salah satu pihak ada yang menyalahi kesepakatan yang ada, pihak lainnya dapat menagih haknya untuk memperoleh pembayaran penuh.

  1. Mencegah pembeli dari pengenaan sanksi hukum

Adanya penerbitan surat penagihan utang juga berfungsi untuk mencegah pembeli dari pengenaan sanksi hukum yang kemungkinan akan menjeratnya apabila pihak penerima utang tidak kunjung melunasi kewajibannya kepada pihak pemberi piutang, karena sifat dari surat penagihan tersebut yang berfungsi sebagai peringatan untuk membayar.

  1. Pemantauan terhadap kualitas pembeli

Surat penagihan dapat pula berfungsi sebagai acuan bagi perusahaan untuk menilai kualitas dari pembeli jasa maupun produk perusahaan, sehingga di kemudian hari perusahaan dapat mempertimbangkan permintaan pembelian lain dari pembeli tersebut.

Format Surat Penagihan Utang

Pada dasarnya, setiap perusahaan memiliki format surat penagihan utangnya masing-masing yang disesuaikan dengan kebijakan dan kebutuhan perusahaan itu sendiri. Namun seyogyanya komponen surat penagihan utang harus disusun secara tepat agar dapat menjadi dokumen resmi yang baik. Komponen surat penagihan utang setidak-tidaknya memuat:

  1. Kop surat
  2. Nomor surat
  3. Identitas pihak yang dituju (mitra usaha atau pembeli)
  4. Nomor order atas pembelian yang belum dibayar
  5. Kode transaksi, nomor delivery order (DO) atau nomor surat bayar
  6. Rincian barang dan/atau jasa yang telah dibeli
  7. Sub total, diskon, dan total utang yang harus dibayar
  8. Tanggal jatuh tempo atas utang yang harus dibayar

Dalam pembuatan surat penagihan utang, diharapkan pihak yang membuat dapat menyusunnya dengan serinci mungkin sehingga terdapat kejelasan akan data-data yang dicantumkan. Selain itu, dalam surat penagihan utang dapat didukung pula dengan melampirkan bukti-bukti seperti surat pesanan, bukti pengiriman ataupun faktur. 

Contoh Surat Penagihan Utang

Sebagai gambaran bagi Sobat Perqara, berikut contoh surat penagihan utang:

Contoh Surat Penagihan Utang

Pihak yang Berhak Mengeluarkan Surat Penagihan Utang

Berdasarkan penjabaran yang telah dijelaskan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa pihak yang berhak mengeluarkan surat penagihan utang tidak lain adalah pemilik usaha atau suatu perusahaan yang menjual barang atau jasanya kepada pembeli atau mitra usahanya yang telah menikmati barang dan/atau jasa perusahaan tersebut. 

Perqara Telah Melayani Lebih dari 5.500 Konsultasi Hukum

Untuk permasalahan hukum terkait Perdata, Perqara telah menangani lebih dari 1.500 kasus. Ada ratusan mitra Advokat Perqara dengan keahlian khusus di masing-masing bidangnya seperti ketenagakerjaan, perkawinan dan perceraian, pertanahan, dan masih banyak lagi. Sehingga, klien dapat konsultasi tentang masalah hukum lainnya sesuai dengan permasalahan yang sedang dialami.

Konsultasi Hukum Gratis di Perqara

Apabila Sobat Perqara memiliki permasalahan hukum atau memiliki pertanyaan lebih lanjut terkait contoh surat penagihan utang perusahaan, Sobat dapat mengobrol langsung dengan advokat profesional secara gratis hanya di Perqara. Dapatkan konsultasi hukum gratis untuk mendapatkan solusi hukum tepat kapan pun dan di mana pun.

Baca juga: Cara Menagih utang Sesuai Aturan Hukum

(Artikel ini telah disunting oleh Tim Redaksi Perqara)

Dasar Hukum

  1. Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUHPer)

Referensi

  1. Vely Sia. “Contoh Surat Tagihan, Apa Saja Komponen di Dalamnya?”. https://www.jurnal.id/id/blog/contoh-surat-tagihan-adalah/. Diakses pada tanggal 1 September 2023. 
  2. Dina Lathifa. “Surat Penagihan: Definisi, Fungsi, dan Contoh Penulisan”. https://www.online-pajak.com/tentang-ppn-efaktur/surat-penagihan. Diakses pada tanggal 1 September 2023.
  3. Jessica Wijaya. “Fungsi dan Komponen Surat Tagihan (+Contoh Surat Tagihan Bisnis)”. https://www.hashmicro.com/id/blog/contoh-surat-tagihan/#fungsi. Diakses pada tanggal 1 September 2023.