Sirkuler Adalah: Pengertian, Jenis, dan Contohnya dalam Dunia Kerja

Dalam dunia kerja, istilah “sirkuler” merujuk pada dua hal yaitu surat sirkuler dan keputusan sirkuler. Dimana pemahaman terhadap kedua hal tersebut sangat penting, baik untuk karyawan maupun organ perseroan agar dapat menghindari kesalahpahaman dalam menerima informasi maupun menjalankan keputusan yang bersifat mengikat. Yuk simak artikel berikut ini agar Sobat paham dan mengerti secara mendalam mengenai sirkuler mulai dari pengertian sirkuler, fungsi, tujuan dan contohnya dalam dunia kerja.

Daftar Isi

Pengertian sirkuler

Pengertian sirkuler dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah surat edaran yang dikirimkan kepada beberapa orang di beberapa tempat untuk menyampaikan pesan agar dapat diketahui ataupun dapat dilaksanakan. Yang mana dalam konteks hukum perusahaan, dokumen ini berisi pengumuman atau pemberitahuan tertulis yang diedarkan secara luas kepada seluruh organ perseroan.

Atau dengan kata lain, sirkuler merupakan bentuk komunikasi tertulis yang disampaikan secara serentak kepada pihak-pihak tertentu dalam perusahaan untuk menyampaikan informasi maupun instruksi secara resmi.

Dimana dalam praktiknya, prinsip tersebut diadopsi sebagai mekanisme pengambilan keputusan yang dikenal dengan istilah keputusan sirkuler (circular resolution). Melalui keputusan tersebut para pemegang saham dapat mengambil keputusan yang sah dan mengikat tanpa perlu menyelenggarakan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) secara fisik.

Mekanisme ini dilakukan dengan adanya sebuah usulan keputusan yang dirumuskan secara tertulis, kemudian diedarkan kepada semua anggota yang bersangkutan untuk mendapatkan persetujuan. Jika semua anggota menyetujuinya secara tertulis, maka keputusan tersebut dianggap sah dan memiliki kekuatan hukum yang sama dengan keputusan yang diambil dalam RUPS.

Fungsi dan tujuan surat sirkuler

Secara umum fungsi dan tujuan dari surat sirkuler adalah sebagai sarana untuk menyampaikan berita atau informasi umum, memberikan informasi penting yang perlu diketahui bersama, serta mengkomunikasikan dan memberlakukan kebijakan atau peraturan baru yang wajib dipatuhi oleh seluruh organ perusahaan.

Selain itu, dengan adanya mekanisme pengambilan keputusan secara sirkuler juga dapat mempermudah pemegang saham ketika ingin mengambil suatu keputusan yang sah dan mengikat tanpa harus mengadakan RUPS secara fisik, sehingga lebih efisien.

Jenis-jenis sirkuler

Dalam praktik hukum perusahaan, bentuk sirkuler yang biasa digunakan adalah keputusan sirkuler sebagai keputusan tertinggi para pemegang saham untuk mencapai suatu kesepakatan tanpa diadakannya RUPS secara fisik. Adapun isi atau pembahasan yang tercantum dalam dokumen tersebut umumnya meliputi hal-hal penting, misalnya perubahan anggaran dasar, pemberhentian atau pengangkatan direksi dan komisaris, hingga keputusan lain yang pada dasarnya dapat diambil di luar forum RUPS.

Kemudian, terdapat beberapa bentuk sirkuler lainnya yang biasa diedarkan diantaranya ada surat sirkuler direksi yang berisi keputusan jajaran direksi untuk menjalankan operasional perusahaan sehari-hari, serta surat sirkuler dewan komisaris yang memuat keputusan dewan komisaris dalam melaksanakan fungsi pengawasan terhadap direksi.

Struktur dan ciri-ciri surat sirkuler

Terkait struktur dan ciri-ciri dari surat sirkuler pada dasarnya tidak memiliki aturan baku dan formal yang mengaturnya, namun terdapat beberapa poin yang biasa dalam surat sirkuler yaitu:

Tercantum judul dan keterangan yang jelas
Terdapat tanggal pembuatan surat dan nomor surat
Disebutkan kepada siapa surat sirkuler ditujukan
Terdapat isi surat yang ingin disampaikan (ringkas, padat dan jelas)
Diberikan tanda tangan dan nama lengkap dari pihak yang mengeluarkan surat

Contoh surat sirkuler

Berikut merupakan contoh surat sirkuler:

Perubahan Anggaran Dasar (AD) yang tidak bersifat mayor.
Pembukaan atau penutupan rekening bank perusahaan.
Persetujuan atas kontrak atau perjanjian dengan pihak ketiga yang nilainya di bawah ambang batas tertentu.
Pemberhentian sementara seorang anggota Direksi jika ada alasan mendesak.

Kapan dan mengapa sirkuler digunakan?

Penggunaan keputusan sirkuler biasanya dilakukan untuk:

Keputusan mendesak. Saat keputusan harus diambil cepat dan tidak ada waktu untuk menyelenggarakan rapat formal.
Persetujuan rutin. Untuk hal-hal yang bersifat administratif dan tidak memerlukan perdebatan panjang, seperti persetujuan laporan bulanan, pembukaan rekening bank, atau penunjukan kuasa hukum.
Ratifikasi formal. Mengesahkan keputusan yang sebelumnya telah didiskusikan secara informal.
Kondisi geografis. Ketika anggota Direksi, Komisaris, atau Pemegang Saham berada di lokasi yang berbeda-beda.

Perqara telah melayani lebih dari 30.000 konsultasi hukum

Untuk permasalahan hukum terkait Perdata, Perqara telah menangani lebih dari 7.500 kasus. Ada ratusan mitra Advokat Perqara dengan keahlian khusus di masing-masing bidangnya seperti ketenagakerjaan, perkawinan dan perceraian, pertanahan, dan masih banyak lagi. Sehingga, klien dapat konsultasi tentang masalah hukum lainnya sesuai dengan permasalahan yang sedang dialami.

Konsultasi hukum online di Perqara

Apabila Sobat Perqara memiliki permasalahan hukum terkait permasalahan ini, Sobat dapat mengobrol langsung dengan advokat profesional secara gratis hanya di Perqara. Download aplikasi Perqara sekarang dan dapatkan konsultasi hukum gratis untuk mendapatkan solusi hukum tepat kapan pun dan di mana pun.

Baca juga: Jenis Badan Usaha di Indonesia

(Artikel ini telah disunting oleh Tim Redaksi Perqara)

Referensi

Kamus Besar Bahasa Indonesia
Inka Sukma Faradilla, “Keabsahan Keputusan Sirkuler Suatu Perseroan Terbatas Yang Tidak Dinyatakan Dalam Akta Notaris”, Officium Notarium, Vol.1, No.1, (2021).